Google เอกสารเป็นทางเลือกฟรีที่ดีที่สุดสำหรับ Microsoft Office นอกจากนี้ Google เอกสารยังมอบความยืดหยุ่นในการเป็นแอปบนเว็บ ไม่จำเป็นต้องติดตั้งบนพีซีในพื้นที่ของคุณ Google เสนอ Google ชีตเพื่อแทนที่ Microsoft Excel และมีแอปพลิเคชันบนเว็บเพิ่มเติมจาก Google เพื่อแทนที่ Microsoft Word, PowerPoint และแบบฟอร์ม (สร้าง Google Forms) ที่คล้ายกับเครื่องมือสำนักงาน

โดยค่าเริ่มต้น Google อนุญาตให้แบ่งปัน Google เอกสารหรือแผ่นงาน Google กับผู้ใช้รายอื่นด้วยรหัส Gmail ที่ถูกต้อง คุณสามารถ จำกัด การเข้าถึงเอกสารในระดับที่แตกต่างกันเช่นมุมมอง / ความคิดเห็น / แก้ไขเป็นต้นแผ่นงาน Google Spread อาจมีหลายแผ่นและไม่มีวิธีง่ายๆในการแบ่งปันแผ่นงานเหล่านี้กับสมาชิกในทีมของคุณ

เรากำลังจะหารือเกี่ยวกับวิธีแก้ปัญหาเพื่อแบ่งปันแผ่นงานเฉพาะจากแผ่นงาน Google Spread Sheet หลายแผ่น

ขั้นตอนที่ 1: ป้องกัน Google Spread Sheet (หลัก) เพื่อ จำกัด การเข้าถึงเฉพาะบางคน

ขั้นตอนนี้สำคัญมากเนื่องจากเราจะใช้ลิงก์เพื่อแชร์เอกสารหลักกับผู้ใช้รายอื่น เอกสาร Google สามารถดูได้แบบสาธารณะหรือทุกคนสามารถดูได้ด้วยลิงก์แชร์ คุณสามารถเปลี่ยนการเข้าถึงนี้และ จำกัด เฉพาะสมาชิกบางคนที่คุณอนุญาต

เปิดสเปรดชีต Google ที่จำเป็น (เราบอกว่าแผ่นงานหลัก) และคลิกที่ปุ่มแบ่งปันที่มุมขวาบนของเอกสาร ตอนนี้คลิก ขั้นสูง จากหน้าต่าง“ แบ่งปันกับผู้อื่น ” ตอนนี้คุณจะอยู่ใน แชร์ หน้าต่าง การตั้งค่า คลิกที่ลิงค์“ เปลี่ยน ” เลือก“ ปิด - บุคคลที่เฉพาะเจาะจง ” จากหน้าต่าง แชร์ ลิงค์ ถัดไปและคลิกที่ ปุ่ม บันทึก

ขั้นตอนนี้มีความสำคัญเนื่องจากคุณจะต้องเปิดเผยลิงก์แชร์กับทีมของคุณและคุณต้องแน่ใจว่าพวกเขาจะไม่สามารถเข้าถึงสเปรดชีตทั้งหมดของคุณได้ด้วยลิงก์ที่แชร์นี้

ขั้นตอนที่ 2: รับลิงก์ของ Google ชีต

เมื่อคุณทำตามขั้นตอนข้างต้นเสร็จแล้วตอนนี้คุณจะกลับไปที่หน้าต่าง“ การตั้งค่าการแชร์” และคุณสามารถคัดลอกลิงค์จากหน้าต่างแชร์ได้ เก็บลิงค์นี้ไว้ในแผ่นจดบันทึกหรือที่อื่นเพื่อใช้ในอนาคต หากคุณพลาดลิงค์นี้คุณสามารถกลับมาที่หน้าจอนี้และรับลิงค์แชร์ได้ตลอดเวลา

หากต้องการรับลิงก์แบ่งปันของ Google ชีทจากหน้าจอหลักให้คลิกที่แชร์> ขั้นสูง> ลิงก์เพื่อแชร์ หรือคุณสามารถรับลิงก์เดียวกันจากเมนูไฟล์> แชร์> ขั้นสูง> ลิงก์เพื่อแชร์

ขั้นตอนที่ 3: สร้าง Google Spreadsheet ใหม่ (รอง) เพื่อแบ่งปันกับสมาชิกในทีมของคุณ

ตอนนี้คุณต้องสร้างสเปรดชีตใหม่เพื่อแบ่งปันกับผู้ใช้ นี่คือแผ่นงานที่คุณจะแบ่งปันกับทีมของคุณ เพียงไปที่หน้าต่างแอปพลิเคชัน Google ชีตและสร้างสเปรดชีตใหม่ที่มีชื่อที่ถูกต้อง ไม่จำเป็นต้องพิมพ์ข้อมูลใด ๆ ภายในแผ่นงานนี้ ณ จุดนี้

ขั้นตอนที่ 4: นำเข้าสเปรดชีตส่วนบุคคลของ Google ไปยัง Google ชีตใหม่

ในขั้นตอนนี้เราจะนำเข้าแผ่นงาน Google แต่ละแผ่นที่ต้องการจากเอกสารหลักไปยังแผ่นงาน Google Spread ใหม่ (รอง) ที่คุณสร้างในขั้นตอนที่ 3 เราจะใช้ฟังก์ชันที่เรียกว่า “IMPORTRANGE” ไวยากรณ์คือ: -

IMPORTRANGE (spreadsheet key, range_string)

เราเลือกแถว A1 เพื่อพิมพ์ส่วนหัวแผ่นกระจายและใช้แถว A2 เพื่อแทรกฟังก์ชั่น ฟังก์ชั่นนำเข้าเป็นเช่นนี้

=IMPORTRANGE(“sheet (primary) share link”, ”share sheet name!share range start column: share range end column

ในตัวอย่างของเราเราใส่ URL ต่อไปนี้แล้วกด Enter เมื่อคุณกรอกเสร็จ ในฟังก์ชั่นนี้ URL จะเหมือนกันกับที่เราได้รับในขั้นตอนที่ 2 สรุป คือแท็บหรือชื่อแผ่นงานจากสเปรดชีทของ Google ปฐมภูมิและ A & F คือช่วงเซลล์ที่คุณต้องการแชร์ อย่าลืมใส่ '!' หลังชื่อชีตและ ':' ระหว่างตัวอักษรแถวในฟังก์ชัน

=IMPORTRANGE(“//docs.google.com/spreadsheets/d/xxxxx”, ”Summary!A:F”)

ตอนนี้คุณจะเห็นใน A2 “ #REF! และวางเคอร์เซอร์ของคุณไว้ด้านบนแล้วคลิกอนุญาตการเข้าถึง แผ่นงานรองจะนำเข้าค่าตอนนี้จากแท็บ / แผ่นงานที่กำหนดโดย Google Spread Sheet หลัก

เคล็ดลับนี้จะนำเข้าเฉพาะค่าจากแผ่นงานหลัก คุณต้องดูแลการจัดแต่งทรงผมและเปลี่ยนชื่อแผ่นงานรองตามความต้องการของคุณ

ขั้นตอนที่ 5: ให้สิทธิ์สมาชิกของคุณในการเข้าถึงแผ่นงาน Google ใหม่

คุณต้องกำหนดการ จำกัด การเข้าถึงสมาชิกในทีมของคุณ คลิกที่ปุ่มแบ่งปัน> แบ่งปันกับผู้อื่นหน้าต่าง> ป้อนที่อยู่ Gmail ของสมาชิกในทีมของคุณ> เปลี่ยนการเข้าถึงจาก“ สามารถแก้ไข” เป็น“ สามารถแสดงความคิดเห็น” ขั้นตอนนี้ปกป้องผู้ใช้สเปรดชีตใหม่ของ Google จากการแก้ไขลิงก์แชร์ที่อาจเปิดเผยข้อมูลมากกว่าที่คุณต้องการแบ่งปัน

ตอนนี้คุณก็ทำได้ด้วยการแชร์แท็บ Google Spreadsheet เมื่อใดก็ตามที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในแท็บสเปรดชีตของ Google หลักค่าชีตรองจะอัปเดตโดยอัตโนมัติด้วยค่าตารางหลัก

คุณสามารถใช้วิธีแก้ปัญหานี้เพื่อแชร์แท็บแต่ละแท็บของ Google Spreadsheet กับสมาชิกแยกจากทีมของคุณ

คุณสามารถเริ่มทดลองใช้ 14 วันด้วย Google App (G Suite) และประหยัด 20% ต่อผู้ใช้ในปีแรกในฐานะลูกค้า โปรดใช้ลิงก์ Google App นี้: //goo.gl/oHwGKC

รหัสส่วนลด: Y4UEE7ETCXPKTKE, ​​Y4XD4LRP9YHQWY9, Y64LCHMCUKFXFXCL, Y69X6HRFKEM3ECK, Y6EHANCHVMJNM3F

Google ให้คุณสร้างทำงานและแบ่งปันเอกสารสำนักงานเหล่านี้กับเพื่อนร่วมทีมหรือเพื่อนร่วมสำนักงานของคุณด้วยบัญชี Gmail ที่ถูกต้อง ความสวยงามของเว็บแอปพลิเคชั่นนี้มีสมาชิกมากกว่าหนึ่งคนสามารถทำงานกับเอกสารนี้ได้ในแต่ละครั้ง ทางออกที่ดีที่สุดในการร่างโครงการโรงเรียนกับทีมของคุณ

วิธีแก้ปัญหานี้มีประโยชน์มากสำหรับโรงเรียนธุรกิจขนาดเล็กที่พวกเขาต้องการแบ่งปันแผ่นงานเดี่ยวกับคนโดยเฉพาะ การแก้ปัญหาค่อนข้างยุ่งยาก แต่ใช้งานได้ดีและใช้งานง่าย มาเป็นตัวอย่างแผ่นงาน Google Spread Sheet สองแผ่นและจะแสดงวิธีแบ่งปันเฉพาะแผ่นงานที่ชื่อว่า“ สรุป” กับสมาชิกในทีม

ข้อเสียเพียงอย่างเดียวคือคุณต้องสร้างสเปรดชีต Google รองที่แยกต่างหากสำหรับสมาชิกแต่ละคนในทีมของคุณ แต่สิ่งนี้จะทำให้คุณมีความปลอดภัยสูงและสเปรดชีตหลักของคุณจะถูกแยกและปลอดภัยจากสมาชิกทีมคนอื่น ๆ